Nachdem wir uns im 1. Teil unserer Compliance-Reihe mit dem Begriff „Compliance“ auseinandergesetzt haben, widmen wir uns im 2. Teil unserer Reihe der Implementierung und Ausgestaltung von Compliance-Management-Systemen.

Die Einrichtung eines Compliance-Management-Systems liegt grundsätzlich im Ermessen und der unternehmerischen Verantwortung der Geschäftsführung eines Unternehmens. Ein funktionierendes Compliance-Management-System sollte dabei aber auch im Interesse der Geschäftsleitung liegen, da sich der Nachweis einer ordnungsgemäßen Compliance-Struktur im Einzelfall bei Pflichtverstößen durchaus haftungs- oder strafmildernd auswirken kann. Darüber hinaus wird ein wirksames Compliance-Management-System im Unternehmen zunehmend auch von eigenen Kunden und Lieferanten eingefordert und die Einhaltung bestimmter Standards zum Teil sogar durch entsprechende Vertragsbestimmungen abgesichert.

Es bestehen vielfältige Möglichkeiten der inhaltlichen Ausgestaltung eines Compliance-Management-Systems. Umfang und Qualität der Ausgestaltung sollten sich insbesondere an der Größe und Komplexität der unternehmensinternen Strukturen, aber auch an den Risikopotenzialen der vom Unternehmen erschlossenen Geschäftsfelder und Märkte orientieren. Als Anhaltspunkte für die Einrichtung eines Compliance-Management-Systems können etwa die ISO 37301 und der IDW PS 980 dienen. Die ISO 37301 ist ein weltweit gültiger Standard und enthält Richtlinien für die Einführung und Ausgestaltung eines Compliance-Management-Systems. Beim IDW PS 980 handelt es sich um einen Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer e.V. (IDW) zur Einrichtung und Prüfung von Compliance-Management-Systemen. 

Um ein praxisgerechtes Compliance-Management-System einzurichten, sollten insbesondere die folgenden Grundelemente berücksichtigt werden:

1. Die Einführung eines Compliance-Management-Systems erfordert zunächst die Durchführung einer Risikoanalyse. Diese ist eine unabdingbare Grundvoraussetzung, um ein maßgeschneidertes Compliance-Management-System erstmals im Unternehmen zu integrieren, aber auch um mögliche Lücken im bestehenden System zu analysieren und diesen Risiken zu begegnen. Sie sollte eine systematische Bestandsaufnahme der Compliance-Risiken in Abhängigkeit von der Größe, der internen Struktur, dem Geschäftsfeld sowie den Geschäftspartnern des Unternehmens enthalten. Für die Durchführung einer Risikoanalyse bieten sich in der Praxis z.B. Interviews mit Entscheidungsträgern, aber auch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen mittels anonymisierter Verfahren an. Die Risikoanalyse schafft insoweit die Entscheidungsgrundlage für die Ausübung des unternehmerischen Ermessens im Hinblick auf die konkrete Ausgestaltung des Compliance-Management-Systems.

2. In einem zweiten Schritt ist auf Basis der Erkenntnisse aus der Risikoanalyse das individuelle Compliance-Management-System zu konzipieren und im Unternehmen zu implementieren. Wesentlicher Bestandteil eines Compliance-Management-Systems ist die Festlegung der personellen Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Zwar ist die Geschäftsleitung im Rahmen der Legalitätspflicht verpflichtet, ein Compliance-Management-System einzuführen und im Unternehmen Organisationsstrukturen zu schaffen, die die Einhaltung aller Rechtsvorschriften sicherstellen. Die Geschäftsleitung kann die Compliance-Verantwortung aber auch an geeignete Mitarbeiter delegieren. Darüber hinaus sollte ein Compliance-Management-System wesentliche interne Compliance-Richtlinien, Kontrollstrukturen zur Prüfung von Risiken aus Geschäftsbeziehungen sowie ein internes Hinweisgeberschutzsystem enthalten. Zudem ist es wichtig, dass das Compliance-Management-System von der Geschäftsleitung überzeugend und glaubwürdig kommuniziert und vorgelebt wird („tone from the top“). Nur so kann eine nachhaltige Implementierung des Compliance-Management-Systems im gesamten Unternehmen gewährleistet werden.

3. An die erfolgreiche Einführung eines Compliance-Management-Systems schließt sich die Kontrolle und Überwachung der geschaffenen Compliance-Strukturen an. Dies setzt die Schaffung entsprechender Überwachungsmechanismen voraus, um eine kontinuierliche Überprüfung der Wirksamkeit und Effizienz des Compliance-Management-Systems sicherzustellen. Im Rahmen der Konzeption des Compliance-Management-Systems sollte daher bereits an die Einrichtung eines internen Überwachungssystems und Berichtswesens gedacht werden. Das eingeführte Compliance-Management-System hat nur dann einen Mehrwert, wenn es fortlaufend überwacht und optimiert wird. Auch die regelmäßige Durchführung von Risikoanalysen kann dazu beitragen, das Compliance-Management-System gegebenenfalls an die Unternehmensstrukturen anzupassen und stetig zu verbessern.

Unsere auf Compliance spezialisierten Anwältinnen/Anwälte stehen Ihnen bei der Gestaltung und Implementierung eines internen Compliance-Management-Systems und für weitere Fragen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

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Am 15.02.2024 haben wir in unseren Kanzleiräumen einen VIS Pre Moot veranstaltet und hierzu die VIS Moot-Teams der Uni Bochum und Uni Münster zum Schlagabtausch eingeladen. Als Schiedsrichter fungierten Dr. Thanh Thuy Du Quoc, Dr. Stephan Kessen und Thomas Talian. Die beiden sehr gut vorbereiteten Teams hatten durchdachte Pleadings im Gepäck und verteidigten ihre jeweiligen Parteirolle überzeugend. Im Anschluss haben wir uns bei einem gemeinsamen Mittagessen sowohl rechtlich als auch privat ausgetauscht.

Wir wünschen beiden Teams viel Erfolg bei den weiteren Vorbereitungen und beim VIS Moot Court in Wien Ende März 2024!

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Der Begriff „Compliance“ bedeutet übersetzt „Regeltreue“ oder „Rechtskonformität“ und beschreibt inhaltlich die Pflicht von Organisationen, die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, Richtlinien, aber auch selbst gesetzten internen Vorgaben und Standards sicherzustellen. So heißt es im Deutschen Corporate Governance Kodex (Grundsatz 5 DCGK): „Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der internen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung im Unternehmen hin (Compliance)“. Zwar ist die Pflicht zur Einhaltung von Gesetzen nicht neu, doch nimmt die Bedeutung von Compliance insbesondere vor dem Hintergrund des nationalen und europäischen Gesetzgebungseifers stetig zu und hat längst auch den deutschen Mittelstand erreicht. Jüngstes Beispiel ist etwa die Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie, RL (EU) 2019/1937 (siehe Artikel zum Hinweisgeberschutzgesetz).

Die Einhaltung privatrechtlicher, öffentlich-rechtlicher und strafrechtlicher Vorschriften sollte dabei insbesondere auch im Interesse der Unternehmen liegen. Je nach Verstoß und verletzter Rechtsvorschrift drohen erhebliche finanzielle Schäden in Form von Schadensersatzforderungen oder Bußgeldern. Darüber hinaus können Compliance-Verstöße zu erheblichen Reputationsschäden für das Unternehmen führen und damit die Unternehmensentwicklung nachhaltig beeinträchtigen. Welche Gesetze und Pflichten zu beachten sind, hängt insbesondere von der Branche ab, in dem das Unternehmen tätig ist. Grundlegende Compliance-Risiken sind beispielsweise:

• Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz (z.B. Mindestlohn, Arbeitszeitgesetz),
• Verletzungen des Datenschutzes/der DSGVO,
• Wettbewerbsbeschränkungen (z.B. Preisabsprachen),
• IT-Sicherheit,
• Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG),
• Korruptionsstraftaten,
• Verstöße gegen das Geldwäschegesetz (GwG), 
• Verstöße im Bereich der Exportkontrolle,
• Steuerdelikte und
• Verstöße gegen Umweltschutzvorschriften.

Insofern sind Unternehmen gehalten, wirksame und vor allem rechtssichere Compliance-Strukturen in der eigenen Organisation zu etablieren, um mögliche Compliance-Verstöße weitestgehend zu vermeiden und die mit einem Compliance-Verstoß verbundenen Risiken so gering wie möglich zu halten. Compliance ist somit ein elementarer Bestandteil einer „Good Corporate Governance“. Es empfiehlt sich daher, einen internen Verhaltenskodex oder interne Compliance-Richtlinien für die Mitarbeiter einzuführen sowie ein Compliance-Management-System einzurichten, das unter anderem eine interne Meldestelle für Compliance-Verstöße vorsieht. Die Implementierung eines Compliance-Management-Systems setzt dabei zunächst eine Bestandsaufnahme der Compliance-Situation im Unternehmen voraus. Darauf aufbauend können Risiken identifiziert und bewertet werden. Dies wiederum ist die Grundlage für die Festlegung von Maßnahmen, die in ihrer Gesamtheit die Compliance-Organisation – das Compliance-Management-System – des Unternehmens bilden.

Vor dem Hintergrund der vielfältigen Compliance-Herausforderungen für Unternehmen werden wir in den kommenden Monaten an dieser Stelle einzelne Themen aus dem Bereich Compliance aufgreifen. Selbstverständlich stehen Ihnen unsere auf Compliance spezialisierten Anwältinnen/Anwälte bei der Gestaltung eines internen Compliance-Systems und für weitere Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.

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Zum Jahresanfang stellen wir Ihnen die Artikel-Sammlung unserer 12 Artikel zum MoPeG und die damit einhergehenden Veränderungen im Gesellschaftsrecht zur Verfügung. Diese Sammlung bietet einen guten Überblick über die Regelungen des MoPeG und ihre Auswirkungen auf Unternehmen und Gesellschaften.

Bei näheren Fragen oder konkreten Einzelfällen wenden Sie sich gerne an die beiden Hauptautorinnen Frau Dr. Thanh Thuy Du-Quoc und Frau Dr. Sandra Fischer.

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Referendarin Sabine Jülich

Wir widmen uns weiter unserer Themenreihe zum Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG), mit dem neben den bereits skizzierten Änderungen auch einige Neuerungen bei der Kommanditgesellschaft (KG) einhergehen, die im Folgenden näher beleuchtet werden.

Eintragung ins Handelsregister § 107 Abs. 2 HGB n.F.

Über die Verweisung des § 161 Abs. 2 HGB n.F. sind die Regelungen des § 107 Abs. 1. und 2 HGB n.F. auch für die KG anwendbar. Die neue Regelung stellt klar, dass für kleingewerbliche, vermögensverwaltende und nun auch freiberufliche Gesellschaften, also solche, die kein Handelsgewerbe betreiben, die Eintragung in das Handelsregister als KG offensteht. Die Eintragung in das Handelsregister hat dabei konstitutiven Charakter, sodass den Gesellschaften erst durch die Eintragung die Rechtsform der KG verliehen wird. § 107 Absatz 2 Satz 2 HGB n.F. bestimmt ferner, dass eine kleingewerbliche, vermögensverwaltende und auch freiberufliche KG zwar wieder aus dem Handelsregister ausgetragen werden kann, um damit die Kaufmannseigenschaft abzulegen. Dazu reicht es jedoch nicht mehr aus – wie bisher – einen Antrag auf Löschung zu stellen. Vielmehr ist erforderlich, dass die Gesellschaft einen Statuswechsel zu einer eingetragenen Gesellschaft bürgerlichen Rechts vornimmt (vgl. hierzu MoPeG – Teil 3 von 12 – „Das Gesellschaftsregister“).

Wegfall des überschießenden Haftungsprivilegs für Kommanditisten nach § 172 Abs. 5 HGB a.F.

Der noch geltende § 172 Abs. 5 HGB a.F. begründet ein Haftungsprivileg für die Kommanditisten. Danach wird dem Kommanditisten die Möglichkeit eröffnet, sich gegen das Zahlungsverlangen eines Gläubigers der KG mit dem Einwand zu wehren, er sei gutgläubig hinsichtlich der Auszahlung von Scheingewinnen gewesen. Diese Regelung wird nunmehr ersatzlos gestrichen, da sie nach der Gesetzesbegründung zum MoPeG zu einer überschießenden Haftungsprivilegierung des Kommanditisten führt. De facto kommt es damit zu einer Haftungsverschärfung des § 172 Abs. 4 HGB, da es künftig nicht mehr darauf ankommt, ob der Kommanditist im Hinblick auf die Auszahlung der Scheingewinne gut- oder bösgläubig war.

Liquidation der KG § 178 HGB n.F.

Bisher waren nach § 161 Abs. 2 HGB in Verbindung mit § 146 Abs. 1 S. 1 HGB neben den persönlich haftenden Gesellschaftern grundsätzlich auch die Kommanditisten zu Liquidatoren berufen. Dies führte in der Praxis insbesondere zu Problemen bei den Publikumsgesellschaften und der GmbH & Co. KG, wenn zwischen den Kommanditisten der KG und den Gesellschaftern der GmbH Personenidentität bestand. 

Um diese Problematik zu vermeiden, wurde mit dem neuen § 178 HGB n.F. eine Regelung geschaffen, die bestimmt, dass bei der Liquidation einer Kommanditgesellschaft abweichend von § 144 Absatz 1 HGB n.F. allein die Komplementäre als geborene Liquidatoren berufen sind.

§ 178 HGB n.F. stellt zudem klar, dass sich der Ausschluss der Kommanditisten von der Geschäftsführung (§ 164 HGB – dispositiv) und der organschaftlichen Vertretung (§ 170 Abs. 1 HGB n.F. – zwingend) grundsätzlich auch auf die Liquidationsphase erstreckt.

Informationsrecht der Kommanditisten nach § 166 Abs. 1 HGB n.F.

Durch § 166 Abs. 1 S.1 HGB n.F. wird dem Kommanditisten zukünftig das individuelle Recht gewährt, die Aushändigung einer Abschrift des Jahresabschlusses zu verlangen und zu dessen Überprüfung Einsicht in die zugehörigen Geschäftsunterlagen zu nehmen. Darüber hinaus wird dem Kommanditisten gemäß § 166 Abs. 1 Satz 2 HGB n.F. ein Recht auf Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft eingeräumt, soweit dies zur Ausübung seiner Mitgliedschaftsrechte erforderlich ist.

Autorinnen

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Leonie Strüßmann, Referendarin

Die Digitalisierung schreitet auch im juristischen Bereich immer weiter voran und verändert das Berufsbild der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nachhaltig. In Zeiten zunehmender Online-Meetings wird auch im Bereich der Justiz die Nutzung von Bild- und Tonübertragungstechnologie in zivilrechtlichen Verhandlungen immer wichtiger.

Bereits im Januar 2002 fand die gesetzliche Grundlage für eine Videoverhandlung Eingang in die ZPO, die seitdem mehrfach geändert wurde, zuletzt im Jahr 2013. Die Corona-Pandemie hat die Bedeutung des § 128 a Zivilprozessordnung (ZPO) wieder in den Mittelpunkt gerückt. 

Nach § 128 a ZPO entscheidet das Gericht nach freiem Ermessen, ob es den Parteien, Anwälten und Zeugen gestattet, an Verhandlungen von einem anderen Ort aus teilzunehmen, wenn eine Partei dies beantragt. Entscheidet das Gericht die Verhandlung per Video durchzuführen, kann jede Partei frei entscheiden, per Video oder persönlich im Gerichtssaal am Gerichtstermin teilzunehmen. An technischem Equipment ist lediglich ein Internetzugang, eine Webcam sowie ein Mikrofon und Lautsprecher notwendig. 

Neben der Beteiligung der Parteien ist aufgrund grundgesetzlicher Vorgaben auch die Öffentlichkeit zu Gerichtsverfahren zuzulassen. Gerichtsverfahren via Video werden daher in den Gerichten über einen Bildschirm im Sitzungssaal des Gerichts in Echtzeit wiedergegeben, so dass die Verhandlung auch für die Öffentlichkeit zugänglich ist und der Verhandlungsverlauf nachverfolgt werden kann. Die Übertragung wird jedoch nicht aufgezeichnet (§ 128 a Abs. 3 Satz 1 ZPO).

Die Vorteile digital durchgeführter Gerichtstermine per Video sind insbesondere Kosten- und Zeitersparnis aufgrund wegfallender Reisetätigkeit für alle Prozessbeteiligten. Online-Verhandlungen können flexibler und auch schneller durchgeführt werden und somit laufende Verfahren beschleunigen. Unsere Erfahrungen zeigen jedoch, dass die Gerichte nach dem ersten Entfachen des § 128 a ZPO während der Corona-Pandemie die Videoverhandlungen größtenteils wieder scheuen und es vorziehen, vor Ort zu terminieren, wobei die Gründe hierfür oftmals wenig nachvollziehbar sind. Die mangelhafte technische Ausstattung der Gerichte dürfte hier eine maßgebliche Rolle spielen. Von einer Revolution der Justizwelt kann daher noch nicht die Rede sein. 

Dies könnte sich durch den Entwurf eines Gesetzes zur Förderung des Einsatzes von Videokonferenztechnik in der Zivilgerichtsbarkeit und den Fachgerichtsbarkeiten ändern. Dieser zielt darauf ab, den Einsatz von Videokonferenztechnologie und damit den § 128 a ZPO zu erweitern. Geplante Änderungen umfassen:

• Die Gerichte können Videoverhandlungen nicht nur gestatten, sondern auch anordnen, um die Terminierung von mündlichen Verhandlungen zu erleichtern und Verfahren zu beschleunigen. Einspruch gegen die Anordnung ist möglich.
• Videoverhandlungen sollen in der Regel von den Vorsitzenden angeordnet werden, wenn alle Prozessbeteiligten dies beantragen. Entscheidungen zur Ablehnung von Videoverhandlungsanträgen müssen künftig begründet werden.
• Videobeweisaufnahmen und Inaugenscheinnahmen können angeordnet werden, wobei Zeugen und Parteien Einspruch erheben können.
• Die Auslagenpauschale für die Nutzung von Videokonferenztechnologie entfällt.
• Die Abgabe von Anträgen und Erklärungen per Bild- und Tonübertragung wird ermöglicht.
• Vorläufige Protokollaufzeichnungen können auch in Bild und Ton erfolgen, und Parteien haben Einsichtsrechte.
• Modernisierung der Vorschriften zur barrierefreien Nutzung von Videokonferenztechnik für blinde oder sehbehinderte Menschen.
• Erweiterung des Verfahrens zur Abnahme der Vermögensauskunft durch den Gerichtsvollzieher per Bild- und Tonübertragung oder an einem anderen Ort.

Dr. Simona Geuer

Das am 01.01.2024 in Kraft tretende MoPeG modernisiert das Beschlussmängelrecht für OHG und KG.

Bisher existierte für die OHG und KG keine gesetzliche Regelung zu fehlerhaften Gesellschafterbeschlüssen. Verstöße von Beschlüssen gegen das Gesetz oder den Gesellschaftsvertrag führten zu dessen Nichtigkeit, die prozessual mit einer Feststellungsklage geltend zu machen war. 

Systematik des modernisierten Beschlussmängelrechts

Das MoPeG führt das Beschlussmängelrecht in §§ 110 ff. HGB n.F. ein. Es orientiert sich im Wesentlichen am Aktienrecht (§§ 241ff. AktG). Das Wichtigste in Kürze:

• Nichtigkeit vs. Anfechtbarkeit: Gesellschafterbeschlüsse sind von Anfang an nichtig, wenn Rechtsvorschriften verletzt werden, auf deren Einhaltung die Gesellschafter wegen Ihrer besonderen Bedeutung nicht verzichten können. Andere formale Verstöße und Beschlüsse, die gegen den Gesellschaftsvertrag oder Gesetz verstoßen, sind anfechtbar.
• Prozessrecht: Die Nichtigkeit von Beschlüssen wird mit einer Feststellungsklage, die Unwirksamkeit mit einer Anfechtungsklage geltend gemacht, die einer Frist von drei Monaten unterliegt. Bis zur Rechtskraft des Urteils sind nichtige und anfechtbare Beschlüsse wirksam.

Unsere Anwältinnen und Anwälte mit Schwerpunkt im Gesellschaftsrecht stehen Ihnen für weitere Fragen zum Thema Beschlussmängelrecht gerne zur Verfügung.

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Holger Höner, Rechtsreferendar

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Mit dem MoPeG wird zum 1. Januar 2024 auch eine Reform im Hinblick auf freiberufliche Rechtsformen vorgenommen. Wichtige Vorschriften sind in diesem Zusammenhang insbesondere § 107 HGB n.F. sowie die §§ 2, 4 PartGG n.F.

Öffnung der Personengesellschaften für die Freien Berufe

Ab dem 1. Januar 2024 werden die Personenhandelsgesellschaften der OHG und KG für die freien Berufe geöffnet (§ 107 Abs. 1 HGB n.F.)

Allerdings ist zu beachten, dass § 107 Abs. 1 S. 2 HGB n.F. einen sog. berufsrechtlichen Vorbehalt vorsieht. Dies bedeutet, dass die Errichtung einer OHG oder KG zur Ausübung freier Berufe unter dem Vorbehalt der Erlaubnis durch das jeweils anwendbare Berufsrecht steht. Die Neuregelung geht über die bisher im PartGG vorgesehene Vorgabe der Unterhaltung einer Berufshaftpflichtversicherung hinaus und kann weitere berufsrechtliche Vorgaben umfassen. Die Prüfung der berufsrechtlichen Voraussetzungen bleibt so den für die Berufsaufsicht zuständigen Stellen vorbehalten.

Liberalisierung des Namensrechts der Partnerschaftsgesellschaft

Bedeutsam ist die Liberalisierung des Namensrechts der Partnerschaftsgesellschaft, welche durch eine Änderung des § 2 Abs. 1 PartGG eintritt. Nach der bisherigen Fassung der Vorschrift muss der Name der Partnerschaftsgesellschaft (1) den Namen mindestens eines Partners, (2) den Zusatz „und Partner“ oder „Partnerschaft“ sowie (3) die Berufsbezeichnungen aller in der Partnerschaft vertretenen Berufe enthalten.

Ab dem 1. Januar 2024 muss der Name der Partnerschaftsgesellschaft nur noch den Zusatz „und Partner“ oder „Partnerschaft“ (2) enthalten. Dahinter steht die Erwägung, dass ein solcher Zusatz dem Rechtsverkehr die Gesellschafts- und Haftungsverhältnisse vor Augen führt. Die bisherigen Pflichten zur Namensnennung jedenfalls eines Partners (1) sowie zur Bezeichnung aller vertretenen Berufe (3) entfallen dagegen. Eine Konsequenz der Neuregelung könnte folglich sein, dass ab dem 1. Januar 2024 vermehrt Sach- und Fantasiebezeichnungen gewählt werden.

Ausblick

Wir werden an dieser Stelle im September 2023 die Öffnung der Rechtsform GmbH & Co. KG für Freiberufler näher beleuchten. Natürlich stehen darüber hinaus unsere Anwältinnen/Anwälte mit Schwerpunkt im Gesellschaftsrecht für weitere Fragen, auch zu der anstehenden Reform bei den freiberuflichen Rechtsformen, zur Verfügung.